Os Quatro Pilares da Administração

• Planejamento

• Organização

• Liderança

• Controle

Planejamento

Planejamento dos meios e recursos a serem utilizados para a realização de objetivos. O planejamento pode ser feitos em etapas, que é um procedimento sistemático eficiente. Primeiro deve-se analisar os objetivos e fazer uma lista deles e que outras atividades serão necessárias para completar os objetivos. Uma técnica muito usada nesta etapa é o brainstorming (Detalhes do Brainstorming na postagem sobre Ferramentas da Qualidade). Desse modo prevê-se melhor as atividades que terão que ser feitas e quais os inconvenientes que podem surgir. Após esta análise deve-se planejar o tempo que será gasto em cada uma das atividades. A programação do tempo pode ser feita com o auxílio de diagramas, organogramas, cronogramas e tabela indicativas de tempo. O planejamento de recursos também é outro ponto muito importante. Neste planejamento deve-se reunir os recursos necessários para a realização das atividades como mão-de-obra, material permanente (equipamentos), material de consumo (combustível), serviços (viagens, serviços técnicos) e outras despesas (impostos, taxas), bem como a quantidade necessária e o tempo de uso de cada uma.

Antes de completar o planejamento deve-se incluir a avaliação de riscos. Como toda a atividade inclui seus riscos de realização, o plano deve conter medidas de contingência para os empecilhos previstos. Para uma melhor análise dos riscos, deve-se separá-los em categorias. Elabora minuciosamente as atividades a serem realizadas, o que torna mais segura a realização dos objetivos, já que prevê os custos, o tempo e os riscos envolvidos.

Organização

Como é bom você chegar à sua empresa e a mesa está organizada. Se precisar de um documento, sabe onde encontrá-lo, setores bem divididos e organizados. Uma das boas ferramentas da Qualidade para que essa “organização” seja perfeita, é o Programa 5S (falaremos mais detalhadamente dele em outra oportunidade).

Liderança

É muito comum o colaborador que mais se destaca em uma atividade técnica ou por tempo de casa ser promovido à líder, mas na hora do “vamos ver”, será que ele está preparado? Na maioria das vezes não! Nesse momento, identificamos que perdemos um grande colaborador técnico e conquistamos um péssimo líder.

Os pilares de sustentação de uma liderança eficaz são atitudes básicas que o novo líder tem que adotar, para que possa começar a gerar ótimos resultados para a organização. Em seguida apresentaremos nove pilares:

1. Conquiste o respeito da equipe – lembre-se: primeiro você respeita as pessoas, depois será respeitado;

2. Preocupe-se com os colaboradores – demonstre seu carinho e preocupação por suas virtudes e defeitos. Cabe aqui salientar que estamos tratando de pessoas, que em algum momento cometerá erros. Trate essas falhas como uma fonte de aprendizado;

3. Aja com sinceridade – ninguém espera um líder super-herói, mas que seja sincero e honesto em sua postura e atitudes. Você é o espelho da sua equipe;

4. Lidere pela influência – você conquistou a sua posição através de muito trabalho, dedicação e suor. Se conseguir influenciar seus colaboradores a ter a mesma postura, com certeza fará uma liderança eficaz;

5. Seja humilde – essa é uma das grandes características do líder eficaz. Humildade faz com que as pessoas abracem e briguem por suas idéias. Sendo humilde, você também pode reconhecer que está sujeito a erros e reconhecê-los trará mais credibilidade junto à equipe. Existem líderes que quando erram, por medo ou receio, não reconhecem a falha ou tentam empurrar aos colaboradores, isso é o verdadeiro sinal de fraqueza e falta de humildade. O líder eficaz sabe que está sujeito a erros. Lembre-se: quando você errar, assuma suas responsabilidades e monte um procedimento para que não aconteça novamente;

6. Reconheça os acertos de sua equipe – o melhor momento para brindar o sucesso é na hora que ele acontece. Quando um colaborador acerta ou conclui uma tarefa que fará toda a diferença, não tenha medo de reconhecê-lo perante os outros colaboradores. Essa é uma atitude em que o colaborador se sentirá importante para a equipe e que seu trabalho faz a diferença;

7. Crie um clima de festividade e harmonia em sua equipe – não deixe que a tensão das empresas tome conta do dia-a-dia do seu setor. Ninguém gosta de trabalhar em um campo de concentração;

8. Seja transparente – não deixe que fofocas rondem o seu setor. Sendo transparente, os colaboradores irão lhe procurar para tirar dúvidas e obter informações. Assim você não deixará espaço para a rádio-peão, que pode acabar com a liderança eficaz e seus resultados. O colaborador tem que se preocupar com o que realmente interessa que é fazer o seu trabalho com a máxima eficiência e não ficar preocupado com fofocas e intrigas que não leva a equipe a lugar nenhum;

9. Sirva à sua equipe – Não é demérito algum servir aos colaboradores. Muito pelo contrário! Quando criamos um clima de servidão em nosso setor, estamos sinalizando a todos que não só o atendimento aos clientes externos é importante, mas o cliente interno também tem que ser atendido com a máxima eficácia possível, para que a organização possa crescer e ter reconhecimento do mercado em que está inserida. Servir é superar as expectativas de todos que necessitam de nós, internamente e externamente. Na equipe podemos servir de diversas formas (ensinando, treinando, lutando para melhorar as condições de nossos colaboradores, reconhecendo-os e corrigindo-os através de feedbacks, desafiando-os etc.).

É claro que temos diversos pilares de sustentação para a liderança; listei os que mais costumam acabar com o líder em seu dia-a-dia. O importante é ter em mente que estamos lidando com pessoas que possuem sentimentos e anseios pessoais e profissionais.

Existe uma frase que demonstra muito bem o que é liderar colaboradores: “Liderar pessoas é levá-los a lugares que jamais iriam sozinhos, apesar de que cada um caminhará com as suas próprias pernas” – autor desconhecido.

Autor: Washington Luis Silva de Souza

Controle

Quando não se sabe se está gastando mais do que está ganhando, aí é sinal que você perdeu o controle de tudo. É preciso monitoramento, acompanhamento. Sempre! Pois, no mínimo descuido, a empresa pode perder o rumo e ir ladeira abaixo.

O controle dentro da administração foi mencionado por Fayol, em Teoria da Administração Científica, como uma das cinco funções primordiais da administração (SARDI, 2007, p. 10); de tal forma que a sua inexistência ou deficiência tem reflexos negativos nas demais funções (planejamento, organização e liderança), resultando na ineficácia e ineficiência da instituição.